Como arquiteto, a gestão eficiente do tempo é um pilar fundamental para o sucesso profissional, especialmente numa atividade onde a concentração, o foco e a clareza mental são essenciais para o desenvolvimento de um trabalho de qualidade. Neste texto, defendo a estratégia de trancar um bloco de tempo para agendar as reuniões com clientes durante o período inicial da manhã, considerando a prática uma regra quase inegociável. A adoção desta abordagem, presente em diversas empresas, teve como objetivo aumentar a produtividade, melhorar a saúde mental e assegurar uma maior eficiência na tomada de decisões, benefícios que acredito serem aplicáveis a diversas áreas profissionais que dependem de elevados níveis de concentração.
O motivo principal para esta prática, reside na libertação do mindset para o trabalho em planeamento ao longo do dia. Quando as reuniões são agendadas para o período da manhã, elimino a preocupação constante, ainda que inconsciente, de uma interrupção iminente. Esta ansiedade subtil, muitas vezes comparável a um “dedo nas costas”, compromete a capacidade de atingir um estado de produção plena. Como refere o conceito de “deep work”, popularizado por Cal Newport, a imersão profunda em tarefas exigentes requer um ambiente mental livre de distrações. Agendar reuniões ao início do dia permite reservar o restante período para atividades que exigem foco, como o desenvolvimento de projetos, que, no caso da arquitetura, são a base para a sustentabilidade financeira do gabinete. Além disso as primeiras horas do dia representam, para a maioria das pessoas, o pico de energia e clareza mental. Inicia-lo com reuniões permite-nos aproveitar este estado de maior dinamismo, resultando em discussões mais produtivas e com decisões mais assertivas. Esta abordagem não só beneficia o profissional, mas também o cliente, que encontra um interlocutor mais atento e preparado para abordar os temas em análise.
Tornamos então o dia de trabalho mais estruturado e menos fragmentado. A ausência de interrupções ao longo do dia promove um fluxo de trabalho contínuo. Esta fator é particularmente relevante na arquitetura, onde a criação de projetos exige longos períodos de concentração para resolver problemas complexos e desenvolver soluções criativas.
Relativamente à saúde mental, esta estratégica reduziu o stress associado à antecipação de reuniões, especialmente quando ocorrem ao final do dia. A contagem decrescente para uma reunião, mesmo que considerada de menor importância, pode gerar uma sensação de urgência que compromete a tranquilidade necessária para um desempenho ótimo. Ao eliminar esta pressão, ganhamos clareza na tomada de decisões e uma maior sensação de controlo sobre o dia de trabalho.
É comum os clientes preferirem agendar reuniões para o final do dia, seja por constrangimentos de agenda, seja por uma abordagem mais descontraída ao processo. Para alguns, o projeto de arquitetura é um elemento complementar às suas atividades principais. Clientes empresariais, por exemplo, tendem a considerar o projeto como um apoio à sua operação, enquanto promotores imobiliários tendem a priorizar a construção e a promoção comercial. Já os clientes particulares frequentemente encaram as reuniões como uma oportunidade para tentar acelerar o processo e por vezes tentar obter informações que satisfaçam a sua curiosidade e acalmem a sua natural ansiedade. Parte destas reuniões são por vezes conversas mais ou menos longas e pouco focadas, especialmente ao final de um dia de trabalho.
É uma constatação que as reuniões realizadas ao final do dia tendem a ser menos produtivas. Após horas de trabalho, tanto o profissional como o cliente estão mais propensos à dispersão, com a mente sobrecarregada por problemas acumulados e soluções pendentes. Em contrapartida, no início do dia, ambos estão mais disponíveis para se concentrarem nos assuntos essenciais, resultando em discussões mais objetivas e eficazes.
Embora esta estratégia tenha sido implementada no nosso contexto de gabinete de arquitetura, os seus princípios parecem aplicáveis a qualquer profissão que dependa do foco, concentração e paz mental.
Não tendo sido uma questão de organização, esta alteração que implementamos, foi sobretudo uma estratégia deliberada de maximizar a produtividade, proteger a saúde mental e otimizar a qualidade do trabalho que produzimos. Ao libertar o restante dia para as tarefas que exigem concentração, cria-se um ambiente propício à excelência profissional. Para a nossa equipa, esta prática é particularmente relevante, dado o impacto direto do foco na qualidade dos projetos desenvolvidos. Acredito, contudo, que qualquer profissional que valorize a clareza mental e a eficiência poderá adotar esta abordagem com benefícios significativos. Assim, defendo que a gestão estratégica do tempo, com reuniões matinais, é uma ferramenta poderosa para o crescimento e evolução em qualquer carreira que dependa da capacidade de pensar profundamente e agir com precisão.
Artigo de Bessa Pinto Arquitetos
EN (Ai translation)
As an architect, efficient time management is a fundamental pillar for professional success, especially in a field where concentration, focus, and mental clarity are essential for producing high-quality work. In this text, I advocate for the strategy of blocking out a specific time slot to schedule client meetings in the early morning, treating this practice as an almost non-negotiable rule. The adoption of this approach, already in place in many companies, aims to increase productivity, improve mental health, and ensure greater efficiency in decision-making—benefits that I believe are applicable to any profession requiring high levels of concentration.
The main reason behind this practice lies in freeing the mindset for planning tasks throughout the day. When meetings are scheduled in the morning, it eliminates the persistent, albeit subconscious, anxiety over an impending interruption. This subtle tension, often likened to a “finger tapping on your shoulder,” hinders the ability to reach a deep state of productivity. As described in the concept of deep work, popularized by Cal Newport, deep immersion in demanding tasks requires a distraction-free mental environment. By holding meetings early in the day, the remaining time is reserved for high-focus activities like project development which, in architecture, are fundamental to the financial sustainability of a practice.
Moreover, the early hours of the day represent— for most people—the peak of energy and mental clarity. Starting the day with meetings allows us to take advantage of this heightened state, resulting in more productive discussions and more assertive decision-making. This approach benefits not only the professional but also the client, who is met with a more focused and prepared counterpart to address the matters at hand.
In doing so, the workday becomes more structured and less fragmented. The absence of interruptions throughout the day promotes a continuous workflow. This factor is particularly relevant in architecture, where the creation of projects demands long periods of concentration in order to solve complex problems and develop creative solutions.
From a mental health perspective, this strategy has reduced the stress associated with meeting anticipation—especially those scheduled at the end of the day. The countdown to a meeting, even one of lesser importance, can generate a sense of urgency that compromises the calmness needed for optimal performance. By removing this pressure, we gain clarity in decision-making and a greater sense of control over our workday.
It’s common for clients to prefer scheduling meetings later in the day, either due to scheduling constraints or a more relaxed approach to the process. For some, an architecture project is a secondary element to their main activities. Corporate clients, for example, often view the project as a support to their business operations, while real estate developers tend to focus more on construction and commercial promotion. Private clients frequently treat meetings as an opportunity to try to speed up the process and, at times, to obtain reassurances that satisfy their curiosity and ease their natural anxiety. A portion of these sessions end up being rather lengthy and unfocused conversations, particularly at the end of a long day.
It’s a clear observation that end-of-day meetings are generally less productive. After several hours of work, both the professional and the client are more prone to distraction and have minds weighed down by unresolved issues. Conversely, in the morning, both parties are more available and better equipped to focus on the essential matters, leading to more objective and effective discussions.
Although this strategy was implemented within the context of our architecture studio, its principles seem applicable to any profession that relies on focus, concentration, and mental peace. More than just a matter of organization, this change we implemented was a deliberate strategy to maximize productivity, protect mental health, and enhance the quality of the work we produce. By freeing up the rest of the day for concentration-intensive tasks, we create an environment conducive to professional excellence. For our team, this practice is particularly relevant given the direct impact that focus has on the quality of the projects we develop. Still, I believe that any professional who values mental clarity and efficiency can adopt this approach and reap significant benefits.
In conclusion, I argue that strategic time management—with morning meetings—is a powerful tool for growth and development in any career that depends on the ability to think deeply and act with precision.
